Если вы прикованы к своей электронной почте и используете iPhone, iPad или MacВаш почтовый ящик может стать вашим лучшим другом… или вашим худшим кошмаром. Приложение Apple «Почта» предустановлено, и хотя его иногда сравнивают с Gmail или Outlook, на самом деле оно скрывает в себе целый набор очень мощные функции которые при правильном использовании имеют большое значение в повседневной жизни.
С помощью нескольких настроек и использования менее известных приемов вы можете превратить Mail в настоящую ваш центр управления производительностьюОт отмены отправок и планирования писем до автоматизации фильтров, использования напоминаний, защиты конфиденциальности и координации всего с помощью Календаря, Заметок и Напоминаний. Давайте шаг за шагом разберёмся, как извлечь из этого максимум пользы. Mac, iPhone и iPad как будто вы профессиональный почтальон.
Настройте и унифицируйте свои учетные записи электронной почты в экосистеме Apple.
Первый шаг к тому, чтобы работать как профессионал, — это иметь все свои правильно настроенные учетные записи электронной почты В Почте: корпоративные учетные записи iCloud, Gmail, Outlook, Yahoo, Microsoft Exchange или службы через IMAP и POP легко интегрируются в систему.
На iPhone и iPad вы можете добавлять учетные записи из приложения. Настройки > Почта > Учетные записигде вы увидите основные параметры провайдера и возможность использования пункта «Другое» для пользовательских настроек; на Mac это можно сделать из меню Почта > Добавить учетную запись, выбрав провайдера и следуя указаниям мастера входа.
Если вы используете брелок iCloudВсе эти учетные записи можно синхронизировать между устройствами, поэтому, когда вы добавляете одну на свой iPhone, она автоматически копируется на ваш Mac, ваш iPad и, при необходимости, на ваше [другое устройство/приложение и т. д.]. Apple Watchэкономя ваше время и избегая ошибок при ручном вводе паролей или серверов.
В настройках почты вы можете выбрать учетная запись по умолчанию для отправки Ваши сообщения крайне важны, если у вас несколько адресов электронной почты (например, личный, рабочий и для проектов), чтобы избежать случайного ответа или начала переписки с неправильного адреса. Если вам нужно измените свой Apple ID, обратитесь к соответствующему руководству.
Управление почтой: почтовые ящики Apple, категории и искусственный интеллект
Почта разработана таким образом, чтобы вы могли проверять свою электронную почту с любого устройства в экосистеме Apple, а также делать это с помощью четкая организация почтового ящикаиспользование умных почтовых ящиков, автоматических категорий и даже функций искусственного интеллекта.
На iPhone приложение может классифицировать сообщения по категориям такие как «Главная», «Транзакции», «Обновления» и «Акции», чтобы действительно важные письма не затерялись среди новостных рассылок, рекламы или автоматических уведомлений.
Если вы предпочитаете, вы можете переключаться между видами категоризированный или классический список сообщений, а также можно вручную переназначить письма в другую категорию, чтобы точнее настроить организацию почтового ящика в соответствии с вашим рабочим процессом.
На Mac интеллектуальные почтовые ящики позволяют создавать динамические представления, которые группируются электронные письма в соответствии с правилами (по отправителю, теме, вложениям, ключевым словам и т. д.), очень полезно, например, для создания почтового ящика с сообщениями по проекту или от важных клиентов без их физического перемещения из исходной папки.
Недавняя интеграция Apple Intelligence и инструменты на основе искусственного интеллекта Он добавляет такие функции, как быстрые сводки на уровне входящих сообщений или возможность закреплять важные сообщения вверху, а в некоторых потоках он даже интегрируется с моделями типа ChatGPT, помогая вам писать ответы в едином и настраиваемом тоне.
Управляйте несколькими учетными записями и лотками, не теряясь
Одной из сильных сторон Mail является то, что она позволяет сгруппируйте все ваши учетные записи электронной почты в одном месте, как на iOS и iPadOS, так и на macOS, и перемещайтесь между ними одним нажатием или щелчком.
На боковой панели вы увидите каждый адрес электронной почты со своим собственным входящие, отправленные, черновики и корзинаВ дополнение к этому имеется папка входящих сообщений «Все лотки», где все полученные сообщения перемешиваются, что очень удобно, если вы хотите видеть все сообщения вместе.
Для пользователей, которые работают с большими объемами данных, интеллигентные бузоны А дополнительные папки играют ключевую роль: вы можете создавать специальные почтовые ящики по клиентам, отделам или приоритетам, а также использовать определенные правила для их автоматического заполнения на вашем Mac.
Если вы работаете в корпоративной среде с Microsoft ExchangeПочта также совместима с Exchange ActiveSync, поэтому вы можете получать корпоративную электронную почту, контакты и календари, следуя рекомендациям вашего ИТ-отдела, сохраняя при этом необходимый уровень безопасности.
Отправляйте электронные письма как профессионал: планирование, отмена и подписание
Возможность контролировать, когда и как отправляются ваши сообщения, составляет разницу между обычной электронной почтой и электронной почтой, которой управляют эффективно. действительно профессиональныйИ в Mail на Apple есть несколько функций, разработанных специально для этого.
Отменить отправку недавно отправленного письма
Если вы отправляете сообщение и мгновенно получаете ответ, ошибка получателя, забытое вложение или поспешный ответMail предлагает вам быстрое решение: функцию отмены отправки.
Сразу после нажатия кнопки «Отправить» внизу вы увидите кнопку, например «Отменить отправку» на несколько секунд; при нажатии на него сообщение возвращается в черновик, где вы можете исправить текст, изменить получателя, добавить файлы или, если предпочитаете, полностью отменить его.
В разделе «Настройки» > «Почта» (на iPhone и iPad) или в настройках приложения на Mac вы можете настроить время запаса Чтобы отменить отправку, обычно требуется от 10 до 30 секунд, регулируя этот срок в зависимости от того, насколько вы осторожны.
Запланируйте отправку писем в идеальное время
Если вы склонны писать электронные письма поздно ночью или в неурочное время, вы можете предпочесть, чтобы они были отправлены наиболее разумное или стратегическое времяНапример, первым делом утром следующего дня.
На iPhone и iPad просто нажмите и удерживайте синяя кнопка «Отправить» чтобы появилась опция «Запланировать доставку» с быстрыми подсказками, такими как «Сегодня вечером» или «Завтра в 8:00», а также возможностью выбрать точную дату и время.
На Mac вы также можете планировать отправку писем непосредственно из окна написания письма, выбирая время отправки, чтобы система отправляла их без вашего участия или необходимости держать приложение открытым на переднем плане.
Разработайте профессиональную и единообразную подпись
Ваша подпись электронной почты цифровая визитка Почту можно полностью настраивать, чтобы она выглядела более утонченно и единообразно на всех ваших устройствах.
По умолчанию на iPhone вы обычно видите классическую надпись «Отправлено с моего iPhone», но вы можете перейти на Настройки > Почта > Подпись и замените его блоком, содержащим ваше имя, должность, компанию, номер телефона, веб-сайт или ссылки на социальные сети, если необходимо.
На Mac в настройках Mail вы можете создать несколько подписей и назначить их каждому аккаунтуЭто идеальный вариант, если вы используете личные и корпоративные адреса и вам нужен разный стиль для каждого контекста.
Организация сообщений: жесты, разговоры, VIP-персоны и фильтры
Когда вы получаете десятки писем в день, то что действительно имеет значение, так это то, как Вы классифицируете, расставляете приоритеты и архивируете весь этот поток сообщений, не сходя с ума.
Используйте жесты смахивания и быстрые действия
На iPhone и iPad вы можете настроить то, что произойдет, когда проведите по электронному письму влево или вправо: отметить как прочитанное/непрочитанное, архивировать, удалить, переместить в определенную папку, запланировать напоминание и т. д.
Из Настройки > Почта > Раздвижные варианты Вы выбираете, какие действия хотите выполнить в каждом направлении, так что одним быстрым жестом вы можете поддерживать свой почтовый ящик в актуальном состоянии, не открывая каждое сообщение по одному.
В macOS кнопки быстрых действий (архивировать, удалить, пометить) также помогают вам перемещаться по почтовому ящику как по списку дел, обрабатывая каждое письмо за считанные секунды.
Разговоры сгруппированы по отправителю или по теме
Почта может группировать все связанные сообщения в одно ветка разговораЭто очень полезно, когда проблема тянется неделями и письма смешиваются с другими делами в вашем почтовом ящике.
На Mac в меню «Вид» > Организовать по разговоруСистема собирает все отправленные и полученные письма по одной теме, показывая количество сообщений в цепочке в предварительном просмотре и позволяя развернуть их с помощью боковой стрелки.
На iOS также есть возможность группа по отправителю, группируя все письма с этим человеком в одну ветку, что значительно упрощает отслеживание повторяющихся разговоров без необходимости ручного поиска.
VIP-адреса и целевые уведомления
Чтобы не пропустить важные письма среди всего этого шума, вы можете отметить контакты как VIPчтобы ваши сообщения автоматически группировались в специальный почтовый ящик и, если вы захотите, формировали выделенные уведомления.
При наведении указателя мыши на отправителя на Mac или нажатии на его имя на iOS вы увидите опцию «Добавить в VIP»После этого на боковой панели появится VIP-ящик с отфильтрованными письмами.
В настройках почты вы можете настроить уведомления о новых сообщениях таким образом, вы будете получать уведомления только от VIP-контактов, людей из вашей адресной книги или всех отправителей, тем самым регулируя уровень прерываний, который вы хотите допустить.
Черные списки и правила на Mac для автоматизации сортировки
На вашем Mac Mail Rules — это мощный инструмент для автоматизировать управление входящими сообщениями применение условий и действий без ручного вмешательства.
Из Почты > Настройки > правила Вы можете создать новые правила, которые срабатывают при соблюдении определенных критериев: отправитель, тема, ключевые слова, размер, вложения и т. д., а также решить, что делать с этими сообщениями (перемещать их в папку, отмечать цветом, пересылать и т. д.).
Напоминания, последующие действия и электронные письма как задачи
Многие электронные письма подразумевают действие, которое вы не можете сделать в данный момент: отвечайте спокойно, подготовьте документ, позвоните кому-нибудь... Если вы оставите их в почтовом ящике, они перемешаются с остальными, и их легко пропустить.
Функция напоминания по электронной почте на iPhone и iPad
Встроенная функция напоминаний Mail позволяет вам сообщать системе, что вы Пожалуйста, покажите адрес электронной почты позже., в указанную вами дату и время, чтобы он вернулся наверх вашего лотка, когда придет время.
На iOS просто проведите по сообщению вправо и нажмите более а затем «Напоминания по электронной почте» или «Напомнить мне», выбрав один из предложенных вариантов (через час, сегодня вечером, завтра) или установив индивидуальное время.
Эти письма также появляются в определенном почтовом ящике, поэтому вы можете легко найти свое. список ожидающих сообщений как будто это базовый менеджер задач в самом приложении «Почта».
Автоматические последующие предложения
Почта включает в себя функцию интеллектуальное отслеживание который определяет, когда вы отправили электронное письмо, на которое, вероятно, требуется ответ, но не получили его в течение нескольких дней.
В этих случаях сообщение возвращается к отображаться в верхней части почтового ящика с индикатором продолжения; при его открытии вы увидите кнопку «Подписаться» или «Ответить еще раз», чтобы вы могли продолжить одним щелчком мыши.
Если эта функция не подходит вашему рабочему процессу, вы можете отключить или ограничить ее в настройках Mail, но если вы правильно ее настроите, она станет простым способом не терять важные темы.
Интеграция с напоминаниями и заметками
Помимо внутренних функций, Mail особенно хорошо работает с другими приложениями. Напоминания и заметки, что позволяет использовать электронную почту в качестве триггера для вашей персональной системы организации.
В iOS и macOS вы можете перетащить электронное письмо в приложение «Напоминания», чтобы создать задачу, связанную с сообщением, или использовать голосовые команды Siri, чтобы сказать что-то вроде «Напомнить мне об этом письме завтра в 9», и система сгенерирует соответствующее напоминание.
Если вы предпочитаете заметки, вы можете перетащить электронное письмо или его заголовок в заметку, где оно будет отображаться как гиперссылкаТаким образом, например, у вас будет заметка по проекту с прямыми ссылками на соответствующие электронные письма, и вам не придется искать их позже.
Вложения, PDF-файлы и управление пространством
Привязанности важны, но они также являются источником хаос и потребление ресурсов хранения если вы не управляете ими разумно, особенно на устройствах с ограниченной емкостью.
Сохранить, показать или скрыть вложения
На Mac вы можете сохранить все вложения электронной почты, используя опцию «Сохранить всё» из меню сообщений, выбрав папку на диске или даже отправив их напрямую в приложение «Фотографии» в случае изображений.
Если вы предпочитаете сохранить вид сообщения чистым, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши (или удерживать Control+щелчок) по вложению. показывать его только как значок а не в виде встроенного изображения, что упрощает выбор и избавляет от необходимости прокручивать очень длинные письма.
Нечто подобное происходит и с веб-ссылками: почта может генерировать улучшенный предварительный просмотр содержимого, но если вы хотите избежать проблем с антивирусом или просто предпочитаете URL-адрес в виде обычного текста, вы можете преобразовать ссылку в простой формат с помощью небольшой стрелки, которая появляется над предварительным просмотром.
Удалите вложения, чтобы освободить место
Когда вы сохраняете вложение на своем Mac, вы фактически создаете дубликат файлаОдин остается в электронном письме, а другой — в папке, где вы его сохранили, поэтому часто имеет смысл удалить вложения из исходного сообщения.
Выберите одно или несколько писем, перейдите в меню «Сообщение» и выберите «Удалить вложения»При этом электронные письма останутся на месте, но без содержащихся в них файлов, что может освободить много мегабайт (или гигабайт), если вы получаете большие документы.
Обратите внимание, что это действие не может быть отмененоПоэтому перед запуском убедитесь, что вы сохранили все важное в другом месте.
Кроме того, Mail сохраняет копии вложений, которые вы открывали или просматривали, во внутренней папке пользователя (например, Library/Containers/Mail/Data/Library/Mail Downloads), которую вы можете очистить вручную, чтобы освободить еще больше места, если вы используете одну и ту же установку в течение многих лет.
Измените размер фотографий и используйте Mail Drop для больших вложений
Когда вы отправляете изображения, Mail предлагает вам меню «Размер изображения» Что касается редактора, есть возможность отправлять исходный файл или его уменьшенные версии; при выборе одного из вариантов размер сообщения пересчитывается, чтобы не перегружать почтовый ящик получателя.
Если фотографии с iPhone в формате HEIC, вы можете выбрать сохранить исходное изображение без преобразования в JPEG для сохранения качества и совместимости в экосистеме Apple, в то время как другие размеры обычно автоматически преобразуются в более стандартные форматы.
Для очень больших вложений Mail предлагает Почта падения, функция, которая загружает файл в iCloud и отправляет получателю ссылку на загрузку вместо самого вложения, с ограничением до 5 ГБ на файл и временным облачным хранилищем сроком около 30 дней.
Mail Drop активируется из настроек каждой учетной записи на Mac или из Mail на iCloud.com, путем установки флажка «Отправка больших вложений с помощью Mail Drop»Использованное пространство не учитывается в вашей квоте iCloud, хотя сервис устанавливает максимальный размер загрузки в 1 ТБ для этого типа данных.
Конвертируйте целые электронные письма в файлы PDF
Иногда полезно сохранить важный разговор или сообщение, например независимый документНапример, чтобы архивировать его, подписать или поделиться им с тем, кто не использует ту же учетную запись, что и вы.
На iPhone вам просто нужно открыть электронное письмо и нажать кнопку. ответ и выберите «Печать»; в окне предварительного просмотра нажмите кнопку «Поделиться», а затем «Сохранить в файлы», чтобы создать PDF-файл с содержимым сообщения.
Если письмо очень длинное и занимает несколько страниц, вы можете отметить только страницы, которые вы хотите включить в финальном PDF-файле, благодаря чему конечный документ становится чище и удобнее в управлении.
Конфиденциальность, безопасность и контроль над тем, что вы видите
Электронная почта стала массовым маркетинговым каналом, поэтому многие отправители пытаются отслеживать вашу активность (если вы открываете электронное письмо, откуда, в какое время…), и, кроме того, удаленный контент может быть вектором проблем безопасности; инструменты для замаскированная почта Они помогают сохранить ваш реальный адрес.
Защитите свою активность и заблокируйте удаленный контент
Почта включает в себя специальную опцию для защитить деятельность В приложении: при активации в разделе настроек «Конфиденциальность» внешний контент (например, изображения, размещенные на сторонних серверах) загружается анонимно и без прямой привязки к вашей учетной записи.
Если вы хотите еще более строгой защиты, вы можете отключить эту автоматическую защиту и установить соответствующий флажок. «Блокировать весь удаленный контент»Это приведет к тому, что внешние элементы будут загружаться только в том случае, если вы вручную разрешите это с помощью кнопки «Загрузить удаленный контент» в каждом письме.
Управление предварительным просмотром и статусом чтения
На Mac окно предварительного просмотра показывает содержание выбранного сообщения и отмечает это письмо как прочитанное, когда вы нажимаете на него, что не всегда желательно, если вы делаете быструю очистку. Если вы хотите узнать, как обнаружить фишинговые письма, ознакомьтесь с нашим руководством.
Перетаскивая разделительную полосу между списком сообщений и предварительным просмотром вправо или вниз, вы можете скрыть предварительный просмотр полностью, так что вы видите только список писем и можете удалять, перемещать или отмечать их, не открывая.
Если вы хотите получить предварительный просмотр, просто перейдите в меню «Вид» и выберите «Показать предварительный просмотр сбоку/снизу», выбрав наиболее удобный для вас вариант оформления.
Ищите как эксперт: даты, отправители и периоды времени
Со временем ваша электронная почта становится своего рода личное или профессиональное досьеИ ключ к использованию этого преимущества — возможность найти любое сообщение за считанные секунды, эффективно используя функцию поиска Mail.
Помимо поиска по отправителю, теме или словам в сообщении, вы можете вводить такие термины, как «Сегодня», «Вчера», «На прошлой неделе» или «В прошлом месяце» В поле поиска выберите появившийся значок календаря, и Mail отфильтрует сообщения, полученные или отправленные за этот период.
Вы также можете писать даты в формате ММ/ДД/ГГГГ (например, 24/12/2022), чтобы найти письма за определенный день, или интервалы, такие как ДД/ММ/ГГГГ-ДД/ММ/ГГГГ, чтобы выполнить поиск в диапазоне; при желании можно опустить столетие, используя только две цифры в обозначении года в пределах одного столетия.
Объединив эти параметры с фильтрами по отправителю или ключевому слову в теме письма, вы найдете любой старый разговор без необходимости ручного поиска по папкам или меткам.
Календарь, контакты и расширенная организация
Настоящий потенциал почты становится очевидным, если соединить ее с остальной экосистемой: Календарь, Контакты и iCloud Они предназначены для работы как единое целое и минимизируют противоречия между задачами.
Если электронное письмо содержит дату, время или сведения о встрече, вы можете создать Календарь событий напрямую Из этого сообщения можно сделать ссылку, чтобы можно было вернуться к исходному электронному письму из сведений о мероприятии.
Аналогично вы можете управлять своими контакты из настроенных учетных записей (iCloud, Exchange, Google и т. д.), синхронизируя имена, номера телефонов, адреса и фотографии, чтобы они отображались в Почте, Сообщениях и остальной части системы без дубликатов.
На сайте iCloud.com вы также получаете доступ к почте через Интернет с такими возможностями настройки, как Mail Drop, и дополнительными настройками, которые реплицируются на все ваши устройства, что позволяет вам поддерживать единообразную рабочую среду независимо от того, какое устройство вы используете.
Все эти функции делают приложение Mail от Apple гораздо более совершенным инструментом, чем кажется на первый взгляд: при правильной настройке оно может стать вашим нервный центр коммуникации и организациипомогая вам лучше реагировать, не забывать о задачах, поддерживать чистоту входящих сообщений, защищать конфиденциальность и бесперебойно работать между Mac, iPhone и iPad, не теряя при этом связи.
